Manual de la aplicación

Sirve para un taller de barrio, un taller multimarca o un concesionario. La primera vez, el Panel pide el nombre del negocio y el tipo; según el perfil se activan los módulos que corresponden (Taller de barrio: lo esencial y simple; Multimarca: suma siniestros, fichadas y contable; Concesionario: todo, incluido 0 km y usados). En Configuración se puede cambiar el perfil o prender y apagar cada módulo, y cargar datos de la empresa, logo, marcas, sucursales y preparación fiscal ARCA.

En Configuración > Identidad: nombre comercial, razón social, CUIT, IVA, IIBB, contacto, horario, logo (se sube desde la compu o el celular), firma del responsable (se dibuja en pantalla o se sube), color de la marca, pie de página y garantía de los trabajos, con vista previa. Todo eso sale en el menú, en presupuestos y en la recepción impresa. El cliente puede firmar en pantalla al aprobar un presupuesto y en el check-list de recepción; la firma queda guardada con fecha y aparece en el documento.

Menú Sistema > Importar desde Excel. Trae clientes, vehículos, repuestos y listas de precios desde un .xlsx o .csv (por ejemplo, exportado del sistema anterior). Detecta solas las columnas por su nombre (Dominio, D.N.I., Precio público, Existencia, etc.), muestra una vista previa y no duplica: lo que ya existe (mismo DNI/CUIT o celular, misma patente o mismo código) se actualiza. En vehículos busca al cliente y, si no existe, lo crea. Hay plantillas de ejemplo para descargar.

Lo que está apagado no aparece en el menú, en el Panel ni en los permisos de usuarios, y si alguien entra por la dirección ve un aviso para activarlo en Configuración. Los tipos de orden de concesionario (Preentrega 0 km, Campaña) solo aparecen con 0 km activo.

En Usuarios > Configurar permisos se define por persona qué submódulos puede ver y qué acciones puede realizar: ver, crear, editar, aprobar, cancelar, eliminar y administrar. El objetivo es cruzar módulo, submódulo, sucursal y canal de venta.

Particulares, empresas y flotas: DNI/CUIT, condición de IVA, celular/WhatsApp, dirección y cuenta corriente. Desde la lista se abre el historial (vehículos, órdenes, presupuestos, siniestros, turnos, total facturado y ticket promedio) y se le escribe por WhatsApp.

Patente, marca/modelo/versión, año, combustible, km, VIN, motor, n° interno de flota, próximo service, garantía y seguro. El historial muestra todas sus visitas. El próximo service vencido se marca en rojo y alimenta los Recordatorios.

Vista semanal y lista de próximos turnos. Cada turno registra cliente (registrado o nuevo), vehículo o patente, tipo de trabajo, síntoma, técnico, duración y origen. Avisa si el técnico ya tiene otro turno superpuesto. Acciones: recordatorio por WhatsApp, confirmar, no asistió, cancelar con motivo y 'Recibir y abrir OR', que da de alta cliente y vehículo si no existen y abre la Orden de Reparación con lo que pidió el cliente.

La orden visible usa OR + número. Circuito: Recepción → Diagnóstico → Presupuesto → Esperando aprobación → Aprobada → En reparación → Control final → Lista para entrega → Entregada. Repuestos, mano de obra y terceros se detallan dentro de la misma OR.

Pantalla propia y sección dentro de cada OR. Los ítems se agregan buscando en las listas de precios (servicios, repuestos y accesorios) o a mano, separados en mano de obra, repuesto, tercero u otro. Con OR, el N° de presupuesto es el mismo de la orden. Incluye descuento %, IVA incluido o +10,5%/21%, validez automática y observaciones que se imprimen tal cual. Se imprime/guarda en PDF y se envía por WhatsApp. Al marcarlo aprobado, los ítems se vuelcan a la OR y, si un repuesto no tiene stock suficiente, ofrece generar el pedido de repuestos y deja la OR en espera de repuesto. Nunca se borra: se cancela con motivo y queda historial.

La OR admite fotos y evidencias con almacenamiento de archivos.

El Panel muestra autos en el taller, turnos de hoy, presupuestos abiertos, autos demorados (+7 días o entrega vencida), caja del día, dónde está cada auto en el circuito y stock bajo. El asistente responde preguntas sobre el taller con los datos reales del sistema (qué hay hoy, qué está demorado, qué presupuestos seguir, qué repuestos pedir) y también preguntas generales como el dólar o el clima.

Dentro de cada OR: kilometraje, combustible, revisión de exterior, interior y elementos (OK / observado / falta), daños preexistentes por zona, fotos sacadas con el celular, objetos personales y conformidad del cliente. Actualiza el km de la OR y del vehículo y se imprime para firmar.

Cada caso registra aseguradora, póliza, N° de siniestro, cobertura, franquicia, reclamo a tercero, perito e inspección, importes presupuestado/aprobado/cobrado y factura. Circuito: Denuncia → Documentación → Inspección → Presupuesto enviado → Aprobado → En reparación → Reparado → Facturado → Cobrado. Tiene check-list de documentación, fotos de daños, historial y botón para abrir la OR de reparación. Indicadores de casos abiertos, documentación pendiente y plata por cobrar a compañías.

Lista automática de clientes para volver a contactar: service por vencer o vencido, clientes que no vienen hace más de un año, presupuestos sin aprobar y garantías por vencer. Cada uno tiene mensaje de WhatsApp armado y se registra el resultado (enviado, turno agendado, posponer 30 días, no le interesa). Al entregar una OR de mantenimiento se calcula solo el próximo service (1 año / +10.000 km).

Pantalla de fichado con reloj: cada empleado toca su tarjeta para registrar entrada o salida (PIN opcional). El registro calcula horas por día, llegadas tarde según el horario de cada empleado, horas extra (sábado completo como extra) y salidas sin fichar. Se exporta a Excel.

Catálogo de repuestos con código interno, código de barras, marca, costos, precios, stock y ubicación. Pendiente: stock por depósito, reservas y compras.

Con la cámara del celular o la compu se escanea el código de barras o QR de un repuesto. En Repuestos: si existe, se suma o resta stock al instante (modo inventario para escanear uno tras otro); si no existe, se carga en el momento con ese código. En el presupuesto y en la OR, escanear agrega el repuesto como ítem. También funciona con lectores de código de barras USB o Bluetooth, o escribiendo el código.

Un Vale entrega repuestos contra una OR existente; no crea otra orden. La numeración visible es VALE + secuencia. Al entregar descuenta stock (por sucursal si está configurado, o el stock general del repuesto) y al anular lo devuelve.

Administra proveedores de repuestos, herramientas, insumos, lubricantes, neumáticos, pintura y servicios de terceros, incluyendo datos fiscales y cuenta corriente.

Registra proveedor, trabajo, fechas, costos, precio de venta, factura, repuestos entregados, evidencias e historial. Debe integrarse completamente con taller y 0 km.

Alta y seguimiento de unidades desde recepción hasta entrega: chasis/VIN, marca/modelo, ubicación, combustible, PDI, calidad, daños, movimientos y agenda de entregas.

Seguimiento comercial/documental: operación, cliente, canal de venta, documentación, facturación administrativa, trámite de patente, patentado, habilitación para entrega y observaciones.

La empresa puede trabajar con Convencional, Plan de Ahorro, Venta Directa, Corporativo, Reventa, Flota u otros canales configurables. Un usuario debe operar sólo sus canales autorizados; las unidades sin canal quedan disponibles para asignación autorizada.

Controla depósitos, playas, salones, PDI, lavadero, sector de entrega, unidades en tránsito y movimientos. El circuito objetivo conserva origen, destino, responsable, fecha/hora, recepción y actividad histórica.

Una incidencia registra tipo, zona, descripción, reparación interna/tercero, proveedor, procedimiento, costos y evidencias. Una reparación vuelve a control de calidad antes de habilitar la entrega.

La programación se bloquea ante daños abiertos, PDI pendiente, calidad pendiente, falta de habilitación administrativa, tránsito, trabajo de tercero o cliente sin asignar. La entrega final exige confirmar expresamente documentación, accesorios/equipamiento y combustible; ya no se marcan estos controles automáticamente.

Registra ingreso, patente/VIN, marca/modelo, km, costo, gastos, precio, ubicación y estado. Se ampliará con tasación, peritaje, documentación, toma en parte de pago, reacondicionamiento y rentabilidad.

Ingresos y egresos con medio de pago y OR vinculada (el cobro descuenta el saldo de la OR). Muestra ingresos, egresos y saldo del día, saldo del mes y totales por medio de pago. Pendiente: varias cajas, arqueo y bancos.

Al entregar una OR pasa sola a la bandeja Contable como pendiente de facturar. Desde ahí: Facturar con ARCA, Registrar factura externa (guarda el número y la marca facturada), ir a Presupuestos o imprimir un Recibo con el logo y firma del taller.

Factura A, B o C con CAE de ARCA a través de TusFacturas. Un administrador carga una sola vez las claves (API Key, API Token, User Token), el punto de venta y la condición de IVA en Facturación → «Conexión con ARCA», siguiendo los pasos que muestra la pantalla (certificado digital y punto de venta Web Services en ARCA). Después, desde Contable o Facturación se elige la orden, se revisa la «Vista previa» y se emite: el sistema decide el tipo (RI a RI = A; RI a otros = B; monotributo/exento = C), guarda CAE, vencimiento y PDF y marca la orden como facturada. También se puede registrar una factura hecha por fuera o imprimir un recibo. Requiere cuenta propia en TusFacturas; probar primero en homologación.

Por período (mes, mes anterior, 90 días, 12 meses): facturado, OR entregadas e ingresadas, ticket promedio, % de mano de obra, % de presupuestos aprobados, % de turnos que no vinieron, días promedio en taller y caja. Gráficos de facturación de 6 meses, trabajos por tipo y autos por estado; productividad por técnico y mejores clientes.

Permite administrar talleres, repuestos y otras sedes. La sucursal controla internamente numeraciones y debe limitar datos/acciones de usuarios sin autorización.

Los cambios sensibles deben registrar usuario, fecha/hora, valor anterior/nuevo y motivo. Ocultar una pestaña no reemplaza la seguridad sobre datos; el bloqueo integral por permisos sigue siendo una prioridad.